Dieser Beitrag über die gesetzliche Neuregelung zum Nachweisgesetz dient Ihrer Information.
Der Beitrag beinhaltet keine Rechtsauskunft für den konkreten Einzelfall.

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Mit der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union ("Arbeitsbedingungenrichtlinie") sind für Unternehmen und Arbeitgeber mit Wirkung ab dem 01.08.2022 wesentliche Änderungen bei der Arbeitsvertragsgestaltung einhergegangen.

 

I. Zielsetzung der Reform

Bei Arbeitsbedingungsrichtlinie steht nach der Intention des Gesetzgebers die Verbesserung von Arbeitsbedingungen im Vordergrund, um transparente und vorhersehbare Beschäftigungen zu fördern. Dabei soll die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarktes durch Regelungen von Mindestanforderungen an einige Arbeitsbedingungen gewährleistet werden. Wesentlich ist hierbei auch die Bestrebung, die Sozialstandards der Nachweisrichtlinie auf atypische Arbeitsverhältnisse zu erstrecken und zu erfassen.

 

II. Änderungen im Nachweisgesetz

Arbeitsverträge können wie bisher mündlich abgeschlossen werden, es bleibt jedoch, wie bisher, grundsätzlich bei einer bestätigenden Wirkung des Nachweises.
Ein fehlerhafter Nachweis stellt kein Wirksamkeitserfordernis für die jeweilige arbeitsvertragliche Vereinbarung dar.

 

Dennoch sind nunmehr Änderungen zu beachten, die sowohl die Nachweispflicht des Arbeitgebers nach §§ 2, 3 NachwG als auch gesetzliche Anforderungen an bestimmte Arbeitsvertragskonstellationen betreffen.

 

1. Anwendungsbereich des Nachweisgesetzes (NachwG)

Das NachwG ist nunmehr auf alle Arbeitsverhältnisse anwendbar und enthält keine Einschränkung mehr auf eine Mindestdauer von einem Monat, § 1 NachwG. Dabei richtet sich der Arbeitnehmerbegriff weiterhin nach § 611a BGB.

 

2. Ergänzungen der Mindestinhalte

Der Katalog der nachweispflichtigen Tatbestände in § 2 Abs.1 S. 2 NachwG wurde im Wesentlichen um folgende Tatbestände ergänzt:

Die Angabe

• zur Dauer der Probezeit (Nr. 6),
• zur Überstundenvergütung (Nr. 7),
• zu Ruhepausen und Ruhezeiten, zum Schichtsystem und Schichtrhytmus sowie die Voraussetzung für Schichtänderungen (Nr. 8),
• zu wesentlichen, konkret aufgezählten Inhalten bei Vereinbarungen der Arbeit auf Abruf (Nr. 9),
• zur Möglichkeit der Überstundenanordnung und dessen Voraussetzungen (Nr. 10),
• zum Anspruch auf Fortbildung (Nr. 12),
• zum Versorgungsträger bei gegebenenfalls angebotener betrieblicher Altersversorgung (Nr. 13),
• zu dem bei einer Kündigung einzuhaltenden Verfahren (Nr. 14).

Wie bisher reicht eine Verweisung im Arbeitsvertrag bzw. im Nachweisdokument auf einen eventuell geltenden Tarifvertrag aus, soweit dieser die neu geregelten Tatbestände bereits regelt, § 2 Abs. 4 NachwG.

Hinzugekommen ist im Regelungsbereich des Kirchlichen Arbeitsrechts, dass kirchliche Arbeitsbedingungen, die mittels des „Dritten – Weges“ zustande gekommen sind, zulässiges Verweisungsobjekt sind.

Zu beachten ist, dass eine Verweisung nach § 2 Abs. 4 NachwG auf Kollektivvereinbarungen bei einer Vereinbarung der Arbeit auf Abruf nicht möglich ist. Die spezifischen Umstände sind dem Arbeitnehmer unmittelbar im Arbeitsvertrag oder in einem gesonderten Hinweis mitzuteilen.

 

III. Umsetzung der Neuerungen

Bei der Umsetzung der nun geltenden Regelungen ist zwischen bestehenden und neuen Arbeitsverhältnissen zu differenzieren.

Bei neuen Arbeitsverträgen ist der Vertragsschluss weiterhin formlos, etwa mündlich, möglich, wobei die Arbeitsbedingungen zwingend schriftlich mitgeteilt werden müssen. 

Eine elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen, vgl. § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG. 

Dies findet bei Verträgen, die ab dem 01.08.2022 begonnen haben Anwendung. Zu kontrollieren sind somit auch Verträge, die vor dem, aber mit Wirkung zum 01.08.2022 abgeschlossen wurden.

Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen ist nur auf Verlangen des Arbeitnehmers in einem Hinweisschreiben schriftlich die ergänzenden Inhalte mitzuteilen, soweit diese nicht ohnehin bereits in dem schriftlichen Arbeitsvertrag enthalten sind. Hier sind nur ein Hinweisschreiben und kein neuer Arbeitsvertrag ausreichend. Dieses Hinweisschreiben ist vom Arbeitgeber zu unterzeichnen, wobei eine Gegenzeichnung nicht erforderlich ist. Wir erachten jedoch dabei eine Empfangsbestätigung als sinnvoll.

 

IV. Fristen zur Nachweiserbringung

Die kürzeren Fristen zur Nachweiserbringung gem. § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG sind gestaffelt.

Bei einem neuen Arbeitsverhältnis ist spätestens am Tag nach der Arbeitsleistung z.B. Name und Anschrift mitzuteilen, vgl. § 2 Abs. 1 S. 2 Nr.1, 7, 8 NachwG.

Am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn ist z.B. die Dauer der vereinbarten Probezeit mitzuteilen, vgl. § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 – 6, 9, 10 NachwG.

Schließlich ist nach einem Monat nach dem vereinbarten Beginn etwa der Erholungsurlaub gem. § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 11 – 15 NachwG mitzuteilen.

Um diese Staffelung zu umgehen empfiehlt sich direkt ein Arbeitsvertrag, der bereits alle notwendigen Informationen bzw. Bestimmungen enthält und dem Arbeitnehmer vor Vertragsbeginn eine unterzeichnete Vertragsurkunde auszuhändigen.

Bei bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen liegt eine 2 – stufige Staffelung vor, § 5 S. 1 NachwG. 

Eine Nachweiserbringung am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung bezieht sich beispielsweise auf den Namen und die Anschrift, vgl. weiter § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 1- 10 NachwG. Die Inhalte der § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 11 – 15 NachwG sind nach einem Monat nach Zugang der Aufforderung mitzuteilen.

Daher empfiehlt es sich direkt alle wesentlichen Vertragsbedingungen bei einem unbefristeten Vertrag spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung schriftlich auszuhändigen. 

Es sollte noch einen Schritt weiter gegangen werden, um sich als Arbeitgeber so früh wie möglich zu vergewissern, ob die bestehenden schriftlichen Arbeitsverträge oder Hinweismuster alle Angaben des neuen § 2 NachwG enthalten. Eine Erleichterung bietet hier die Verweisungsmöglichkeit auf Kollektivvereinbarungen, sofern diese Anwendung finden. 

Ein Hinweis auf die entsprechenden gesetzlichen Regelungen ist darüber hinaus bei dem Nachweis zur Urlaubsdauer und zum Kündigungsverfahren auf die § 3 BUrlG, §§ 622, 623 BGB und §§ 4, 7 KSchG möglich, vgl. § 2 Abs. 4 S. 2 NachwG. Dies gilt nur, soweit von den dispositiven Regelungen nicht einzel- oder kollektivvertraglich abgewichen wurde.

Wesentliche Änderungen der Vertragsbedingungen müssen dabei durch den Arbeitgeber spätestens an dem Tag dem Arbeitnehmer schriftlich vorliegen, an dem sie wirksam werden, vgl. § 3 NachwG.

 

V. Sanktionen bei Pflichtverletzungen

Mit § 4 NachwG ist eine weitere Neuerung in Kraft getreten, wonach bei einem Verstoß gegen die Nachweispflicht ein Bußgeld von bis zu € 2.000 durch die Gewerbeaufsichtsämter drohen kann. 

Ein solcher Verstoß ist gegeben, wenn die Nachweise nicht, nicht richtig oder vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig erbracht wurden. Die Anzeige einer solchen Verletzung kann durch jeden erfolgen.

Dies ist jedoch von der Wirksamkeit des betroffenen Arbeitsvertrages zu unterscheiden, welche im Bestand nicht betroffen ist.

Zu beachten ist auch, dass die bisherigen Rechtsfolgen aus dem allgemeinen Zivil- und Prozessrecht weiterhin anwendbar sind, wenn der Arbeitgeber seinen Nachweispflichten nicht ausreichend nachkommt.

Der Arbeitnehmer kann mithilfe eines Erfüllungsanspruchs und eines Zurückbehaltungsrechts die Erbringung des Nachweises erzwingen. Darüber hinaus ist die Geltendmachung eines Schadensersatzanspruchs nach § 280 Abs. 1 BGB möglich, soweit der Arbeitnehmer einen adäquat kausalen Schaden nachweisen kann. Hier sei darauf hingewiesen, dass eine Erleichterung der Beweisführung zugunsten des Arbeitnehmers im Rahmen der freien Beweiswürdigung des Arbeitsrichters möglich ist.

Für den Fall eines Verstoßes gegen die Hinweispflicht auf §§ 4, 7 KSchG bzw. § 17 TzBfG, § 7 KSchG ist die Gefahr der Rechtsfolgen des § 5 KSchG gegeben, wonach auch verspätete Kündigungsschutzklagen vom Gericht zugelassen werden können und Schadensersatzklagen zu befürchten sind. 

Es sei an dieser Stelle aber schon die Empfehlung ausgesprochen mit dem Ausspruch der Kündigung zukünftig (erneut) auf die Kündigungsvorschriften hinzuweisen, um so Klagefristverlängerungen oder Schadensersatz aufgrund fehlender Kausalität zu vermeiden.

 

VI. Im Einzelnen – Das Kündigungsverfahren und sonstige Beendigung, § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 14 NachwG

Ein besonderes Augenmerk bildet die Hinweispflicht auf das Kündigungsverfahren. Hiernach ist mindestens nach dem Gesetzeswortlaut mit aufzunehmen

,,dass bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage einzuhalten sind; § 7 KSchG ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden“.

Dieser Tatbestand ist nach momentanem Stand restriktiv auszulegen. Er ist zunächst auf den Hinweis auf die gesetzlichen Regelungen zu reduzieren, wobei eine Umschreibung des Norminhalts im Nachweis nicht erforderlich ist. Eine Kenntnisnahme der Normen durch beide Vertragsparteien soll ausreichend sein.

Weiter sollte es ausreichend sein, eine Verweisung nur auf solche Bestimmungen zu führen, die für jede Kündigung relevant und die für den Arbeitnehmer zur Durchsetzung seiner Rechte essenziell sind. Außerdem ist der Hinweis auf Regelungen zu beschränken, deren Anwendung zum Zeitpunkt der Nachweiserbringung feststeht.

Zusammenfassend ist auf jedem Fall auf 

• das Schriftformerfordernis, § 623 BGB, 
• die Kündigungsfristen, § 622 BGB oder abweichende arbeitsvertragliche oder kollektive Vereinbarung, sowie 
• die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage, §§ 4,7, KSchG

hinzuweisen.

Zu weit ginge es, auf alle Konstellationen einer möglichen Unwirksamkeit der Kündigung wegen formeller Fehler hinweisen zu müssen. Insbesondere auf Umstände, die für eine Kündigung relevant werden können und zum Zeitpunkt der Nachweiserbringung nicht feststehen. 

So wird auch ein Hinweis auf § 102 BetrVG, falls ein Betriebsrat besteht, nicht notwendig sein.

Eine entsprechende Klausel, die in den Arbeitsvertrag oder in die arbeitgeberseitige Niederschrift, aber auch noch spätestens in die schriftliche Kündigungserklärung aufzunehmen wäre, könnte wie folgt lauten:

,,Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sei es durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer, bedarf bei jeder Kündigung der Schriftform gem. §§ 623, 126 BGB. Zur Geltendmachung der Unwirksamkeit der Kündigung muss der Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung gem. §§ 4, 7 KSchG Klage beim Arbeitsgericht erheben.

Die Kündigungsfrist beträgt gem. § 622 Abs. 1 BGB für beide Vertragsparteien vier Wochen zum Ende (alternativ: zum 15.) eines Kalendermonats. Während der Probezeit von sechs Monaten beträgt die Kündigungsfrist zwei Wochen. Die Verlängerung der Kündigungsfristen für den Arbeitgeber richtet sich nach den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften (§ 622 Abs. 2 BGB).“

Nach den Neuregelungen sind auch die Verfahren bezüglich sonstiger Beendigungstatbestände erfasst. 

Somit ist in den Fällen von befristeten bzw. auflösend bedingten Arbeitsverträgen auch auf § 17 TzBfG gegebenenfalls i.V.m. § 21 TzBfG (Frist zur Erhebung von Befristungs- bzw. Beendigungskontrollklage) und auf § 15 Abs. 2 TzBfG (Ankündigung der Zweckerreichung bei zweckbefristeten Verträgen) hinzuweisen. Hier könnte eine entsprechende Klausel lauten:

„Gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG bedarf die Befristung eines Arbeitsvertrags zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform und endet gem. § 15 Abs. 1 TzBfG mit Ablauf der vereinbarten Zeit. Für zweckbefristete Arbeitsverträge gilt § 15 Abs. 2 TzBfG.

Will der Arbeitnehmer geltend machen, dass die Befristung eines Arbeitsvertrags rechtsunwirksam ist, so muss er innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende des befristeten Arbeitsvertrags Klage beim Arbeitsgericht auf Feststellung erheben, dass das Arbeitsverhältnis auf Grund der Befristung nicht beendet ist. Die §§ 5, 7 des Kündigungsschutzgesetzes gelten entsprechend.“

 

VII. Änderungen außerhalb des Nachweisgesetzes

1. Ansprüche bei Pflichtfortbildungen, § 111 GewO

Wenngleich mit wenig praktischer Relevanz, sei auf den neu eingeführten § 111 GewO hingewiesen. Hiernach soll der Arbeitgeber, falls er zur Durchführung von Fortbildungen nach Gesetz oder Kollektivvereinbarung verpflichtet ist, diese in der regelmäßigen Arbeitszeit anbieten, wobei die Kosten hierfür dem Arbeitnehmer nicht auferlegt werden dürfen. 

2. Änderungen im Rahmen des TzBfG

Neuerungen sind auch im Teilzeit- und Befristungsgesetz beabsichtigt. 

So sollen Teilzeitbeschäftigte ab einer Beschäftigungsdauer von mehr als sechs Monaten einen Änderungswunsch bzgl. der Arbeitszeit äußern, d. h. den Wechsel in Vollzeit verlangen können. 

Auf dieses Verlangen muss der Arbeitgeber binnen eines Monats antworten und seine Antwort begründen. Eine Sperrzeit für die maximal zulässige Anzahl solcher Begehren binnen eines bestimmten Zeitraums ist nicht vorgesehen, allerdings kann ggf. auch eine mündliche Antwort ausreichen. 

Ähnlich strukturiert ist auch das neue Entfristungsverlangen, das ein Arbeitnehmer nach einer Beschäftigung von mehr als sechs Monaten äußern kann und auf das der Arbeitgeber ebenfalls binnen eines Monats begründet antworten muss. Hier gilt allerdings eine Sperrzeit von einem Jahr für ein erneutes Verlangen. Sowohl beim Vollzeit- als auch beim Entfristungsverlangen wird der Arbeitgeber daher erhebliche Sorgfalt auf die Implementierung eines Prozesses zum Umgang mit diesen und vor allem zu deren Beantwortung entwickeln müssen.

3. Änderungen im Rahmen der Abrufarbeit, § 12 Abs. 3 TzBfG

Eine weitere wichtige Änderung findet im Bereich der Abrufarbeit statt.

Der Arbeitgeber ist in Zukunft verpflichtet, dem Arbeitnehmer einen Referenzzeitrahmen zu nennen, innerhalb dessen der Arbeitgeber die Arbeit abrufen kann und der Arbeitnehmer mit einem solchen Abruf rechnen muss, § 12 Abs. 3 TzBfG. 

Geschieht dies nicht mindestens 4 Tage im Voraus der Arbeitszeit, ist der Arbeitnehmer nicht zur Leistung der Abrufarbeit verpflichtet.

Dieses Instrument tritt neben die Mindestankündigungsfrist in § 12 Abs. 3 TzBfG und soll die Vorhersehbarkeit der Leistung der Abrufarbeit für den Arbeitnehmer verbessern. 

Konkret hat der Arbeitgeber den Zeitrahmen in Referenzstunden und Referenztagen anzugeben (als Beispiel: Montag bis Freitag, 8 bis 20 Uhr).

 

4. Anpassung im Bereich der Probezeit, § 15 Abs. 3 TzBfG

Nicht zu vernachlässigen ist die Regelung nach § 15 Abs. TzBfG, wonach die Dauer der Probezeit künftig im Verhältnis zur Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses stehen muss.

Ist die Probezeitdauer unverhältnismäßig lang, führt dies zur Unwirksamkeit der Probezeitvereinbarung. Dies hat zur Konsequenz, dass die verkürzte Kündigungsfrist des § 622 Abs. 3 BGB nicht zur Anwendung kommt.

In der Konsequenz findet die Grundkündigungsfrist des § 622 Abs. 1 BGB Anwendung. 

Handhabbare zeitliche Grenzen werden der Praxis nicht geboten. 

Es ist zwar offen, was unter der neu eingeführten ,,Verhältnismäßigkeit“ konkret zu verstehen ist, eine Befristung bis zu sechs Monaten sollte in Ansehung der gesetzlichen Wertungen (vorerst) noch angemessen sein. 

Die Entwicklung dieser Problematik behalten wir für Sie im Auge.

 

5. Keine Regelung eines Motivkündigungsschutzes

Entgegen der Zielsetzung der Arbeitsbedingungsrichtlinie soll der Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung die Mitteilung des Kündigungsgrundes nicht verlangen können und es sollen ihm keine Beweiserleichterungen im Kündigungsverfahren zugutekommen, wenn die Vermutung besteht, dass diese im Zusammenhang mit einer Geltendmachung der Rechte aus der Richtlinie steht. 

Mit dem Maßregelungsverbot des § 612a BGB werden entsprechende Beweiserleichterungen im Prozess dem Arbeitnehmer nicht geboten. Darüber hinaus fehlt es an der Begründungspflicht im deutschen Arbeitsrecht für die ordentliche Kündigung. 

 

6. Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)

Der Vollständigkeit halber ist noch auf das AÜG einzugehen.

Mit den Neuregelungen besteht ein Anspruch des Leiharbeitnehmers gegen den Verleiher, wonach dieser Firma und Anschrift des Entleihers mitzuteilen hat.

Zudem soll der Leiharbeitnehmer, sofern er länger als 6 Monate im Einsatz ist, gegenüber dem Entleiher ein Übernahmegesuch äußern können. Hierauf muss der Entleiher binnen eines Monats antworten und seine Antwort begründen. Diese Antwort ist sorgfältig zu formulieren, um sich nicht daraus abgeleiteten Ansprüchen ausgesetzt zu sehen. 

Binnen eines Jahres soll das Gesuch aber nur einmal gestellt werden können.

Dabei wurde die Sanktionshöhe der maximalen Geldbuße bei einem Verstoß gegen § 11 Abs. 1 oder 2 AÜG von € 1.000 auf € 2.000 erhöht.

 

VIII. Zusammenfassung – Praktische Hinweise

Mit den Neuregelungen sind umfangreiche Änderungen und nicht zu unterschätzende Maßnahmen in der Vertragsgestaltung für die Arbeitgeber vorzunehmen.

Wir möchten Ihnen beispielhaft die Neuerungen im Fettdruck wie folgt skizzieren.

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien
2. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
3. Befristete Arbeitsverhältnisse: Enddatum oder vorhersehbare Dauer
4. Arbeitsort, Möglichkeit, dass Arbeitsort frei wählbar ist, sofern vereinbart
5. Tätigkeitbeschreibung
6. Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
7. Zusammensetzung und Höhe der Vergütung: Arbeitsentgelt, Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen, sämtliche andere Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, Fälligkeit, Art der Auszahlung
8. Vereinbarte Ruhepausen sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen
9. Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls diese vereinbart ist
10. Möglichkeit der Anordnung und Voraussetzung von Überstunden
11. Erholungsurlaub
12. Etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
13. Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird (entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet)
14. 14. Information zum Thema Kündigung (zusätzlich: einzuhaltendes Kündigungsverfahren, mindestens die Schriftform der Kündigung, die Fristen der Kündigung, die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage)
15. 15. Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen sowie kirchliche Arbeitsbedingungen

 

 

Dr. Reinhard Zuleger		Christian Zuleger
Rechtsanwalt   Fachanwalt für Arbeitsrecht		Rechtsanwalt